Восстановление кадрового делопроизводства пошаговая инструкция

Фото

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство Автор: Куцакова Елена Директор департамента по зарплате и кадрам 1C-WiseAdvice Содержание В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты. Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях. Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство. Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса.

Содержание:
Видео на тему: Как принять и передать дела в кадровой службе

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП.

Восстановление кадрового делопроизводства учета Восстановление кадрового делопроизводства учета Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство кадровый учет ведется со значительными нарушениями законодательства и, как следствие, при проведении плановых и внеплановых по заявлениям работников проверок контролирующими органами, такими как Рострудинспекция и Прокуратура, у организации возникают значительные проблемы и крупные штрафы, не говоря уже об административной "судимости" руководства. Поэтому надлежащее ведение кадрового делопроизводства кадрового учета и документации , а в запущенных случаях - полное восстановление кадрового делопроизводства кадрового учета и документации , необходимо для нормального ее функционирования.

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники А.

Проверяем, как оформлен директор. Проверьте, оформлен ли директор генеральный директор надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник!

Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Дальше проверяем, как оформлены работники До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников. Далее проверим трудовые договоры с работниками. Основные правила, которые учтём при проверке: - трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником; - условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству; - условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения. Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству.

Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника рублей, а на самом деле он получает уже оклад рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка. Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы.

Например, в прошлом году у работника действительно был оклад рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад рублей. Получится, что у работника оклад рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали? Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст.

Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора имеются в виду работник и работодатель.

Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись. Более тщательно проверить трудовые договоры а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю поможет методичка "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик".

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором.

Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу. Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника. Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами. Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут почитать доступную им статью " Типичные ошибки в приказах о приеме на работу ".

Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены. Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками. Нужно проверить: ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки, заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые, правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения А. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы.

Очень часто при оформлении дополнительной работы совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы допускаются ошибки: совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено, дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя возложена приказом директора , вместо совмещения оформлено совместительство, и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их. С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Поручение работнику дополнительной работы". Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить: отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником по тем видам переводов, когда это обязательно , другие документы, оформляемые при переводах, отсутствуют приказы о переводах, работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись, в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их если возможно нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись если не ознакомлены , внести в трудовые книжки недостающие записи. С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов" и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу В.

Проверяем, правильно ли оформлены перемещения. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников — указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. Наиболее распространенные нарушения — это как раз отсутствие таких документов. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей ТК РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один.

Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним. Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников. Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках: - документы противоречат друг другу в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим , - режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены, - документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия. Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям ст. Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей ст. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени.

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести. Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле.

Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени. Рекомендуем прочитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : Введение и отмена неполного рабочего времени для работников , Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен ст. Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : методичку "Сверхурочная работа" , статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.

Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать.

Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы приказы, уведомления, заявления и др. Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальную , Споры о сокращенном рабочем времени , Разделение рабочего дня на части.

Теория , Разделение рабочего дня на части. Практика , Учет рабочего времени без досадных ошибок , Заполнение табеля учета рабочего времени , Предпраздничный рабочий день: практические ситуации , Выходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздники , Обучение работников в их выходные дни.

Восстановление кадрового учёта

Частые ошибки кадрового делопроизводства Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис — менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство. Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям. Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету. Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров. Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.

Кадровое делопроизводство

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники А. Проверяем, как оформлен директор. Проверьте, оформлен ли директор генеральный директор надлежащим образом.

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Ко второму типу документации рекомендуемым относят различные учетные журналы например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации , положения о выплате премий а также должностные инструкции. Отсутствие каких-либо документов, особенно обязательных, фиксируется в докладной записке либо акте приема-передачи дел. Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на: правильность утверждения бумаг; наличие в них всех обязательных пунктов. Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным. Так, в Уставе содержится: полное и краткое название хозяйствующего субъекта; сведения о месте его нахождения; информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота; иные сведения. Важно убедиться, что все внесенные в документ существенные корректировки к примеру, о смене руководства зарегистрированы в налоговой. В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее. Полный перечень обязательных пунктов трудового договора ТД отражен в ст.

Постановка кадрового документооборота

Актуально на: 29 ноября г. При этом в составе общего делопроизводства в организации могут выделяться самостоятельные разделы, одним из которых является кадровое делопроизводство. Под кадровым делопроизводством можно понимать деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов по кадровым вопросам.

Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь

Для чего необходим кадровый учет С чего начать построение системы кадрового документооборота - актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

Некоторые кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо проводить восстановление кадрового делопроизводства с нуля. После того, как стало ясно, что в организации не хватает некоторых документов, необходимо выполнять все по четкому алгоритму.

чПКФЙ ОБ УБКФ

В условиях экономического кризиса, просевшего рынка труда и общей нехватки опытных специалистов, связанных с предоставлением высококачественных кадровых услуг, этот управленческий инструмент поможет оперативно решить текущие задачи, а также вывести развитие организации на совершенно иной уровень. Именно поэтому многие руководители предпочитают заплатить определённую цену за аутсорсинг кадрового делопроизводства, чем специально нанимать человека и платить ему заработную плату. Зачастую такой ход оказывается гораздо более рентабельным и экономически выгодным, что положительным образом сказывается на итоговой прибыли. Наша консалтинговая компания на основе многолетнего опыта работы и безукоризненного соблюдения принципов профессионализма, конфиденциальности, долгосрочного сотрудничества и системного подхода приобрела безупречную репутацию в сфере предоставления подобного рода помощи. Мы предлагаем широкий перечень кадровых услуг по самой адекватной стоимости от аутсорсинга кадрового учёта до кадрового аудита, подбора, увольнения и аттестации персонала. Внутрикорпоративная статистика свидетельствует о постоянном увеличении нашей клиентской базы, что говорит о достойном качестве нашей работы. Мы используем исключительно индивидуальный подход, осознавая высокую степень ответственности перед своими клиентами. В настоящее время стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства может оказать значительное влияние на промежуточные результаты ведения бизнеса любой категории.

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь Работники отдела кадров разрабатывают нормативные акты для своей организации, документы по учету и движению кадров, рабочему времени и расчету с персоналом, учетно-регистрационной документации. Вести кадровое делопроизводство обязывает законодательство Республики Беларусь, а следит за исполнением подразделение Министерства Юстиции — Государственная архивная служба. Вести его грамотно — значит прописывать правила взаимоотношений между работниками и работодателем. Сначала нужно изучить законодательные акты. Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017

Кадровое делопроизводство с нуля - Отдел кадров Консультации по кадровому делопроизводству. Уважаемые гости и друзья нашей группы! Приглашаем Вас внимательно ознакомиться с содержанием нашей группы Кадровое делопроизводство с нуля - Отдел кадров. Здесь Вы найдете много полезных и нужных материалов и сервисов.

Кадровое делопроизводство: пошаговые процедуры (инструкции) 2019

Результаты данного проекта позволят руководству компании объективно взглянуть на работу кадровой службы, а так же оценить и минимизировать риски и неблагоприятные последствия в случае проведения проверок. Восстановление разработка кадровых документов Приведение восстановление и разработка кадрового документооборота к единым стандартам в соответствии с кадровой политикой компании и Трудовым Законодательством РФ. В первую очередь должны быть восстановлены разработаны документы, отсутствие которых влечет неблагоприятные последствия со стороны инспекционных органов, фондов пенсионного и архивного , а так же трудовых споров с работниками. Аутсорсинг кадрового делопроизводства кадровое сопровождение Ведение полное или частичное нашими специалистами кадрового делопроизводства в соответствии с кадровой политикой компании и Трудовым Законодательством РФ. В результаты в Вашей компании оптимизирован и упорядочен кадровый документооборот, а так же снижены риски нарушения норм действующего законодательства. Консультирование по вопросам Трудового Законодательства РФ Оперативное информационное обеспечение работы кадровой службы по вопросам Трудового Законодательства РФ и кадрового делопроизводства компании.

Полезное видео: О курсе "Кадровый учет в компании" от тьютора Елфимовой И.А.
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Аскольд

    Так и до бесконечности не далеко :)

  2. Леокадия

    Хороший вопрос

  3. inatinslip

    Это прям в точку!!! Другими словами и не скажешь! :)