Как должна подписываться инструкция согласовано и утверждаю

Фото

Должностные инструкции: нюансы оформления Как читать сметы правильно: расшифровка основных составляющих При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель как правило, это лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Содержание:
Видео на тему: 💲 Какие документы нужны для проведения оценки? // Оценка бизнеса, стоимости доли компании

Янковой, канд.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения Что такое гриф утверждения Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов, установленных для данного вида документов.

Инструкция по делопроизводству

Смоленск, 4. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления. В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.

Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие: Уважаемый Сергей Иванович! Иван Иванович! Если письмо оформлено на бланке органа местного самоуправления, то текст излагается от третьего лица единственного числа.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "прошу Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка. Датой письма является дата его подписания. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением.

Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа. При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля. В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.

Письма, подготовленные на бланках структурных подразделений Администрации подписываются руководителем данного структурного подразделения. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Акт составляется комиссией коллегиально не менее трех составителей. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа.

Например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств". Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.

Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события. При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий.

Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления. План План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование содержание мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы 5. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. Обмен документами в электронном виде между органами местного самоуправления и органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота.

Вся корреспонденция, адресованная органу местного самоуправления, принимается, вскрывается, регистрируется специалистом по документообороту производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме , классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания и адресата направляется на рассмотрение руководителю органа местного самоуправления.

Не регистрируются заявления о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие , которые должны передаваться лично работником управляющему делами Администрации. Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя при отсутствии адреса на документе или время отправки и получения документов.

Почта, адресованная или доставленная ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в Администрацию, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах, первый экземпляр которого остается у специалиста по документообороту, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде". На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.

Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Документы, поступившие в орган местного самоуправления, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением резолюцией направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения. Руководитель органа местного самоуправления обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление специалисту по документообороту для дальнейшей передачи исполнителям, контроль за исполнением документов.

Руководитель органа местного самоуправления при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителям немедленно. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание утверждение руководителю органа местного самоуправления или руководителям его структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю , датах промежуточного исполнения запрос сведений, телефонные переговоры и т.

Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию. Исходящие документы 5.

Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания заголовка документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные.

Документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде. Документы для отправки передаются исполнителем специалисту по документообороту полностью оформленными с указанием почтового адреса или рассылки. В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте.

Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых - на бланке. Первый экземпляр на бланке направляется адресату, второй со всеми визами остается в деле органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел, третий - у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.

Письмо-ответ, направляемое в один адрес, оформляется в двух экземплярах, один из которых - на бланке. Первый экземпляр на бланке направляется адресату, второй вместе с инициативным письмом остается у исполнителя.

Регистрационный номер документа-ответа соответствует порядковому регистрационному номеру входящего документа, на который дается ответ. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата например, таблицы, графики, договоры и т.

Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки. Исходящие документы, отправляемые по системе электронного документооборота далее — СЭД , регистрируются в информационной системе "ДелоПро".

Исполнитель заводит в СЭД электронную карточку проекта исходящего документа, прикрепляет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта исходящего документа в соответствии с установленным порядком на подпись Главе Администрации или его заместителю и на регистрацию специалисту по документообороту.

Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонные электронные бланки размещаются в СЭД и воспроизводят все реквизиты соответствующих бланков писем Администрации.

Порядок прохождения внутренних документов 5. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Оформленные документы передаются на подпись руководителю органа местного самоуправления, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Передача документов между структурными подразделениями органов местного самоуправления осуществляется специалистом по документообороту. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи Электронная почта 5. Электронная почта далее - ЭП в органах местного самоуправления предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Документы, поступившие и отправляемые по ЭП, регистрируются в соответствии с правилами регистрации соответствующего вида документа.

Менеджер по документообороту Администрации обеспечивает прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9. Документы оригиналы , направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа местного самоуправления или его заместителем.

Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию.

Работа секретаря с документами: Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?

Общие положения 1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях далее - Примерная инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня года N Собрание законодательства Российской Федерации, , N 26, ст. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций далее - организация , независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте [14] , не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати. Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте [15]. Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо. Согласно п.

Как должна подписываться инструкция согласовано и утверждаю

Инструкция по делопроизводству Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике далее - Типовая инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях далее - учреждения. Учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Типовой инструкции. Делопроизводство осуществляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - на официальном языке. При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ на государственном языке считается оригиналом. Общие требования, изложенные в Типовой инструкции, распространяются на организационно-распорядительную документацию далее - ОРД независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью автоматизированных информационных технологий. Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды. Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44

Согласование документа Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Согласование документа

Работа секретаря с документами: Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? И как они оформляются? Елена, секретарь Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? Елена, секретарь Основное различие между грифом согласования и грифом утверждения состоит в том, что согласование документов, оформляемое грифом согласования, проводится до подписания или утверждения документа. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа. Грифом согласования, как правило, оформляется внешнее согласование, которое может в зависимости от характера решения проводится с самыми разными органами власти и управления, в том числе, с органами, осуществляющими государственный ведомственный контроль надзор. Грифом согласования может в ряде случаев оформляться и внутреннее согласование, если это предусмотрено формой документа. Читайте также: Внутреннее согласование документов В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию — экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами.

Согласовано утверждаю как правильно

N 2 Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов приложение N 4 к настоящей Инструкции. Резолюция реквизит 17 - решение, принятое должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция оформляется между реквизитом "Адресат" и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится приложение N 5 к настоящей Инструкции. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции. Заголовок к тексту реквизит 18 документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?

Положение как организационно-правовой документ

Смоленск, 4. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления. В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие: Уважаемый Сергей Иванович!

Признание должностной инструкции недействительной

Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями. Основными задачами секретариата являются: 3. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера далее — Руководство , а также коллегиального органа Организации — Собрания учредителей. Организационное обеспечение работы Руководства Организации. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации. Секретариат выполняет следующие функции: 4.

Инструкция по делопроизводству Наш руководитель настаивает на выборе одной формы грифа для каждого случая: утверждения собственноручно или документом. Но ведь ГОСТ на оформление ОРД рекомендует окончание ставить в зависимость от того, какой документ утверждается: инструкция - утверждена, регламент - утвержден, положение - утверждено. Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему. Реквизит - это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов. Действительно, можно упростить задачу для информационной системы - в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом.

Полезное видео: Описание клиента 5 ошибок. Как описать целевую аудиторию правильно. Портрет клиента пример
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ultorra

    Вместо того чтобы критиковать пишите свои варианты.

  2. willedud

    такой клёвый сайт.

  3. Антонин

    Специально зарегистрировался на форуме, чтобы сказать Вам спасибо за помощь в этом вопросе, как я могу Вас отблагодарить?

  4. chrisalynas

    Я считаю, что Вы ошибаетесь. Могу это доказать. Пишите мне в PM, обсудим.