Инструкция по ведению и хранению трудовых книжек

Фото

Ведение и хранение трудовых книжек: правила в РФ в году Трудовая книжка является базовым документом, который с течением времени наполняется информацией о трудовом стаже специалиста. Согласно нормам ТК РФ, вновь принятый работник обязательно должен отдать свою трудовую книжку в фирму, в которую он пришел трудиться ст. Исключение действует лишь для лиц, являющихся совместителями. Если же поступающий на работу нигде ранее не работал к примеру, студент после окончания вуза , то трудовую книжку заводит для него работодатель. При этом неважно, исполнилось ли кандидату на момент оформления 18 лет. Трудовую книжку фирма все равно обязана ему завести.

Содержание:
Видео на тему: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек Что такое трудовая книжка?

Председатель комиссии: подпись И. Фамилия Члены комиссии: подпись И.

Правила ведения трудовых книжек

Все записи в трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. С каждой вновь внесенной записью в трудовую книжку вкладыш о назначениях, перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки вкладыша под расписку в личной карточке типовая ф.

N T-2 , в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки вкладыша. Записи в трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них свидетельство о браке, справка ЗАГСа, документы об образовании и др. Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись.

Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записки, а в случаях их утраты - другому документу данного предприятия, учреждения, подтверждающему работу в определенной профессии или должности, и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей.

Ответственность за организацию правильного ведения трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.

Непосредственно отвечает за своевременное неправильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации. Занесение общих сведений о работнике На первой странице трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.

Фамилия, имя и отчество полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование - среднее и высшее указывается только на основании документов удостоверения, аттестата, диплома; начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.

Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе "образование" подчеркивается слово "среднее" или "высшее" и сверху дополняется - незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.

Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего. В трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки. Занесение сведений о работе В графе 3 в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ, распоряжение, его дата и номер.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата приема на работу. Месяц и число приема на работу записываются только арабскими и двузначными цифрами. Пример: трудящийся принят на работу в году, марте месяце, 7 числа, следовательно, в графе 2 записывается: , 03, 07, в другом случае может быть так: , 10, В графе 3 пишется "принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда".

При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником. Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись. В графе 4 указываются дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки. В таком же порядке, оформляются перемещения и переводы работника с одной работы на другую на том же предприятии, в учреждении или организации.

Записи в Трудовые книжки студентов, учащихся и аспирантов имеющих трудовые книжки, о времени обучения в дневных отделениях высших и средних специальных учебных заведений вносятся учебным заведением.

Основанием для таких записей должны быть приказы учебного заведения о приеме на учебу и об окончании обучения. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена трудовая книжка, то при заполнении трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. В графе 4 соответственно пишется "подтвержден документами стаж столько-то лет" и "записан со слов стаж столько-то лет".

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, учреждения или организации, где работал рабочий или служащий, а также цех отдел и должность работа , на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, в учреждении или организации, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в трудовую книжку вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в трудовую книжку. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу трудовой книжки.

Переоформление трудовых книжек, выданных до 14 декабря года, не производится. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся по месту работы отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи: а о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и министерств охраны общественного порядка союзных республик, во всех видах охраны, на которые не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование; о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва зачисления и даты увольнения со службы; б о времени обучения в профессионально-технических училищах и в других училищах, школах и на курсах по подготовке, повышению квалификации и переквалификации кадров; в о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.

Заполнение трудовой книжки при увольнении Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 проставляется дата увольнения. Месяц и число увольнения записываются только арабскими двузначными цифрами. Пример: трудящийся уволен с работы в году, мае месяце, 8 числа.

Следовательно, в графе 2 записывается: , 05, 08, в другом случае может быть так: , 12, В графе 3 указывается причина увольнения. Записи в трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.

Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.

При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки. При назначении пенсии по старости на первой странице трудовой книжки органами социального обеспечения ставится специальный штамп.

Занесение сведений о поощрениях и награждениях В этот раздел трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой на предприятии, в учреждении или организации. К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.

Премии, предусмотренные системой заработной платы, в трудовую книжку не записываются. Здесь же производятся записи об открытиях, на которые выданы дипломы, а также о всех внедренных изобретениях и рационализаторских предложениях работника и о выплаченных ему вознаграждениях.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не записываются. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях следующий: в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи нумерация, нарастающая течение всего периода трудовой деятельности работника ; в графе 2 ставится дата поощрения или награждения; в графе 3 записывается, кем премирован или награжден работник и за что; в графе 4 указываются дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.

Вкладыш в трудовую книжку В тех случаях, когда в трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов "Сведения о работе" или "Сведения о поощрениях и награждениях", трудовые книжки дополняются "Вкладышем в трудовую книжку". Вкладыш в трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

О каждом выданном вкладыше, вшитом в трудовую книжку, на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп, размером 10 x 25 мм с надписью "Выдан вкладыш". При каждой последующей выдаче вкладыша ставится второй, третий штамп и т. Выдача работнику трудовой книжки при увольнении При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии в учреждении, организации , заверяются подписью руководителя заместителя, помощника или начальника отдела кадров заместителя и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

В случае если трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае смерти рабочего или служащего трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. Дубликат трудовой книжки Потерявший трудовую книжку или вкладыш к ней должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы. Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п.

В случае утраты трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее выдается дубликат трудовой книжки. При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению на данное предприятие, в учреждение или организацию.

Если трудовая книжка пришла в негодность обгорела, изорвана, замазана и т. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Расчеты за бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки При заполнении бланков трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев трудовых книжек плату в размере 5 коп.

В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.

Снабжение бланками трудовых книжек и вкладышами в трудовые книжки Трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 15 декабря года N изготовляются и рассылаются Советами Министров союзных республик всем находящимся на территории союзной республики предприятиям, учреждениям и организациям, независимо от их ведомственной подчиненности.

Порядок рассылки трудовых книжек и вкладышей к ним устанавливается Советами Министров союзных республик. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранение трудовых книжек Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.

Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров предприятия, учреждения или организации отдельно от трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки сдаются на годичное хранение в архив этого предприятия, учреждения или организации, а по истечении указанного срока сдаются в соответствующий государственный архив по месту нахождения предприятия, учреждения или организации.

Учет трудовых книжек На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: а приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; б книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.

В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.

При увольнении с предприятия, учреждения или организаций рабочего или служащего трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Однако в связи с отменой обязанности иметь печать для организаций некоторых организационно-правовых форм например, ООО и АО возникла неопределенность: обязаны ли они при отсутствии печати проставлять ее в трудовых книжках работников? Этот вопрос волнует многих кадровиков и бухгалтеров, занимающихся кадровым делопроизводством. То есть, если печати у организации нет, то и проставлять ее в трудовой книжке не нужно.

Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек

Должен быть у каждой записи Даты Арабскими цифрами по форме хх. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии Ознакомление работников и заверение Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются Исправление ошибок Зачеркивание или иное исправление не допускается в зависимости от раздела , вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация Титульный лист: правила заполнения Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника. Сведения, указываемые в титульном листе: фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается; дата рождения; данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании.

Разъяснение Роструда о ведении трудовых книжек

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение. Язык гос. Сроки внесения документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней за исключением работодателей, которые являются физическими лицами , в случае, если это место занятости является основным; все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении — день в день; Ответственное лицо — инспектор отдела кадров — обязано уложиться в установленные законом сроки. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Ознакомление сотрудников с записями работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения.

Правила хранения трудовых книжек

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат книжки IV. Выдача трудовой книжки при увольнении прекращении договора V.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Сведения о награждениях По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении: государственными наградами; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами; другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя. Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят. Общий порядок ведения и хранения По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков как минимум двое, чтобы была возможность замены. Такое решение оформляется приказом.

Обновление: 16 декабря г. Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовые книжки

Все записи в трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. С каждой вновь внесенной записью в трудовую книжку вкладыш о назначениях, перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки вкладыша под расписку в личной карточке типовая ф. N T-2 , в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки вкладыша. Записи в трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них свидетельство о браке, справка ЗАГСа, документы об образовании и др. Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись. Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записки, а в случаях их утраты - другому документу данного предприятия, учреждения, подтверждающему работу в определенной профессии или должности, и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей. Ответственность за организацию правильного ведения трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации. Непосредственно отвечает за своевременное неправильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.

Печать в трудовой книжке при увольнении для документов

В современной России трудовая книжка оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров организации-работодателя, содержит личные данные фамилию, имя, отчество , дату и год рождения, образование, профессию и специальность; все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем регистрируются в трудовой книжке и заверяются подписью ответственного сотрудника отдела кадров. Записи об увольнении удостоверяются личной подписью гражданина. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся гражданину на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией — передаётся в её отдел кадров. Во Франции с года от работника при приёме на работу требовалось предъявить документ от предыдущего нанимателя. Этот порядок был введён с целью борьбы с бродяжничеством. Они были отменены во время Великой Французской революции, но вновь введены в году при Наполеоне. До года постоянно находились у нанимателя, после принятия закона от 22 июня оставались у работника. В гитлеровской Германии — постепенно вводилась система трудовых книжек, обязательных для всех работников. Перестали быть обязательными в году, но выдавались до года включительно. Этот пакет законодательных и поззаконных актов был первым опытом оформления трудовых отношений в новой форме государственности.

Законодательная база Российской Федерации

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя. Пример: Достижения и награды Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т. Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно. Пример показан на рисунке: Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение — расторжение трудового договора.

Общие положения 1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятий трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Полезное видео: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.