Инструкция по отправке корреспонденции

Фото

Актуально в году 4. Порядок отправки исходящей корреспонденции 4. Отправка по назначению дел и документов производится через отдел делопроизводства суда. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите "Адресат" - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, отделения связи; соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства; наличия указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами наличия отметок, сделанных исполнителем, напротив наименования того адресата, которому направляется данный экземпляр письма; сортировки, адресования, фальцевания и вложения в конверты, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи. Исходящий номер и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил: а на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер совпадает с номером дела; б на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам, истребованным в надзорную инстанцию, по которым было принято соответствующее решение об отказе в удовлетворении надзорных жалоб или представления, исходящий номер соответствует номеру жалобы; в на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться; г на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан кроме кассационных и надзорных жалоб проставляется индекс "1-ж" и указываются порядковые номера жалоб.

Содержание:
Видео на тему: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Скачать Часть 1 pdf Библиографическое описание: Шаходанова О. Указывается количество исходящих и входящих бумажных писем на адрес университета.

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный.

Обработка входящих документов К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы , указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.

Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; передачу на исполнение. Первичная обработка документов Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях министерствах, концернах в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу. Предварительное рассмотрение После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя.

Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления при необходимости часы и минуты.

Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации журнал, карточка, электронная карточка.

Рассмотрение руководством Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, то есть принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Передача на исполнение Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются: проверка правильности доставки документов; проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов; фиксация факта получения документов; передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы постановления, приказы, поручения , письма информационные, гарантийные и др.

В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте. Обработка исходящих документов включает:.

Обработка документов

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Please turn JavaScript on and reload the page.

Отправка и выдача исходящей корреспонденции 2. Документы, поступившие для отправки до 13 часов текущего дня, обрабатываются сотрудниками ООД в день поступления. Если документы поступают на отправку после 13 часов, срок отправки переносится на следующий день. Документы с пометками "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются незамедлительно. Обработку и отправку документов из Представительства осуществляют его сотрудники, отвечающие за отправку корреспонденции. В государственные органы корреспонденция направляется фельдсвязью, в другие организации и гражданам - почтой.

Инструкция для организации работы с документами

Прием и регистрация исходящей корреспонденции 2. Отправляемый документ передается с копией за исключением отправки корреспонденции, носящей конфиденциальный характер, и если документ отправляется без сопроводительного письма по списку рассылки , на которых в случае необходимости имеются визы, для их хранения в установленном порядке ООД. При отправке ответа на зарегистрированное обращение по электронной почте копия отправляемого документа передается в ООД при списании обращения на хранение в ООД. При отправке документов по списку рассылки он предоставляется вместе с отправляемыми документами.

4. Порядок отправки исходящей корреспонденции

Петренко Верно: Инспектор подпись З. Горюк Оформление приложений к документам 4. Приложения к документам, которые создаются в деятельности учреждений, могут быть трех видов: - приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами приложения к распорядительным актам ; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; - приложения, являющиеся самостоятельными документами и направляемые с препроводительным письмом. Приложения должны иметь следующие элементы оформления: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т. Наличие приложений указывается в основном или в препроводительном документе после его текста выше подписи с указанием их наименования, количества листов и количества прилагаемых экземпляров. Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку с ссылкой на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер. Эта отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа приложения, например: к приказу Министра легкой промышленности УССР от Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 листах, в 2-х экз. Если документ имеет приложения, которые не указываются в тексте, то их наименования необходимо давать с указанием количества листов в каждом из них и количества экземпляров, например: Приложения: 1.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку исходящих документов. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела. Инспектор в своей деятельности руководствуется: - положением об отделе документационного обеспечения; - приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - настоящей должностной инструкцией. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное образование либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. Инспектор имеет право: - не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Инспектор несет ответственность за: - состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию, своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей корреспонденции; - невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих документов. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: - принимать исходящие документы, проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений, неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку; - регистрировать исходящие документы на карточках, компьютере с ведением соответствующих картотек; - формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой; - осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию экспертиза ценности, оформление дел, составление описей , передачу законченных производством дел в архив таможенного органа; - осуществлять справочную работу по документам; - принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа; - выполнять отдельные поручения начальника отдела. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа. Инспектор исполняет обязанности

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

Инструкция по ведению делопроизводства

Автор ответа: Юсипова Е. Все вопросы, связанные с обработкой и отправкой исходящей корреспонденции, должны быть регламентированы в каждой конкретной организации. В Инструкции по делопроизводству необходимо определить: какое структурное подразделение осуществляет регистрацию отправляемых документов место регистрации документов ; способ регистрации; функции, выполняемые службой ДОУ при отправке документов; сроки отправки зарегистрированных документов. Как правило, функция регистрации отправляемых документов возлагается на конкретное структурное подразделение, занимающееся документационным обеспечением деятельности организации. Это характерно для централизованного способа регистрации. Вместе с тем в отдельных организациях возможно применение и децентрализованного способа регистрации отправляемых документов: когда документы, подписанные руководителем организации, могут регистрироваться в службе ДОУ; документы же, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и только потом передаваться на отправку в службу ДОУ. Срок регистрации отправляемых документов может быть различным, но в качестве рекомендации можно использовать срок, установленный в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утв. В своей организации вы можете установить тот срок, который будет наиболее оптимальным именно для вашей организации, но для того чтобы срок регистрации отправляемых документов имел нормативный характер, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству. Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольные формы, при этом номер документа проставляется на подлиннике документа и на копии, остающейся в организации. Копия исходящего документа подшивается в дело.

4. Порядок отправки исходящей корреспонденции

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов Lbl88 За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель начальник подразделения — исполнителя документа. Lbl89 Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам. Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять Особенности организации работы с входящими документами Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт.

Полезное видео: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Парфен

    Замечательный ответ :)

  2. Христина

    Ура!, тот кто писал ништяк написал!

  3. Евгеиня

    Вы ошибаетесь. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  4. Никифор

    Охотно принимаю. Тема интересна, приму участие в обсуждении. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.