Инструкция по исх и вход корреспонденции

Фото

Регистрация исходящих документов Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Неправильно оформленные документы и дела возвращаются специалистом отдела исполнителям на любой стадии их оформления и отправки для устранения недостатков. Вот только несколько из них, существенно упрощающих регистрацию документов и повышающие эффективность ведения внутреннего делопроизводства компании. Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся в общем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором.

Содержание:
Видео на тему: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

В журнале исходящей корреспонденции также ставятся подписи специалистов составляющих документы т е исполнителя и он у себя его хранит и конролирует.

Рассмотрение документа адресатами Регистрация документов в вопросах и ответах Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо! После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Регистрация исходящих документов Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Неправильно оформленные документы и дела возвращаются специалистом отдела исполнителям на любой стадии их оформления и отправки для устранения недостатков. Вот только несколько из них, существенно упрощающих регистрацию документов и повышающие эффективность ведения внутреннего делопроизводства компании.

Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся в общем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. В тех случаях, когда к заявлениям и жалобам членов Профсоюза прилагаются подлинные документы удостоверения, трудовые книжки, больничные листки и т.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота.

Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета должна быть отпечатана на гербовых бланках, изготовленных типографским способом. Запрещается использование бланков, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники.

Единая справочная система. Сформированные первоначально справочники сотрудников, видов корреспонденции, адресатов, и др. Уничтожение бланков осуществляется по акту. Служебные документы должны оформляться без сокращений должности лица, подписывающего документ. Дату подписания документа проставляет лицо, его подписывающее.

На документе название месяца пишется буквами, число и год арабскими цифрами. Простыми словами регистрация корреспонденции — это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги. Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. В случае если при подписании документа на первом экземпляре сделаны поправки, исполнитель сразу же вносит их во все экземпляры и документ подписывается заново.

В подписанные служебные документы, вносить какие либо исправления, изменения и дополнения запрещается. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактически занимаемой должности и фамилии. Документ должен подписываться светостойкими чернилами. Не допускается подписание документа фломастером и другими средствами, заправленными улетучивающимися веществами.

Делопроизводство от а до я. Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации. Эта картотека может иметь неограниченный по сравнению с обычными журналами размер и хранить в себе документы за всю историю компании.

Это позволяет оперативно находить нужные документы в электронном архиве. Копии протоколов, выписки из протоколов и постановления соответствующих постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов организаций Профсоюза или президиумов отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Исходящей датой служебного документа является дата, которую проставляет на самом документе должностное лицо, подписывающее документ или телеграмму, или исходящая дата регистрации документа в канцелярии суда. Подготовленный к отправке служебный документ после его подписания передается для регистрации. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей: Контроль и учет писем. Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей. Систематизация и удобство обработки документации.

Удобства поиска необходимых бумаг. Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса. Сохранность корреспонденции. Организации поисковой работы по корреспонденции. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по регистрационному журналу. Регистрация исходящих документов Эффективность по сравнению с обычным журналом также очевидна. Это скорость отбора документов, находящихся на контроле, возможность осуществления не только текущего контроля, но и предварительного будущих периодов.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

Похожие записи:.

Обработка входящей корреспонденции

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать Инструкция по исх и вход корреспонденции Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег.

О примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. Организация документооборота в создаваемой компании Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - этот реквизит должен включать краткие сведения об исполнении документа при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении , дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись. Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи 6. Документы, присланные территориальной избирательной комиссии по электронной почте, принимаются через электронный почтовый ящик территориальной избирательной комиссии, находящийся у системного администратора. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в таком же порядке, как и иные входящие документы. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем территориальной избирательной комиссии, исполнитель представляет системному администратору зарегистрированное письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и завизированный список рассылки.

Вход на сайт

Рекомендуется по общему принципу хранить документацию не менее трех лет — это удобно для прохождения проверок каждые три года. Отдельные документы могут храниться меньше или больше. Разберемся, сколько хранится входящая и исходящая корреспонденция. Срок хранения входящей корреспонденции Входящая документация — это все письма, документы или заявления, которые поступают в организацию.

Инструкция по исх и вход корреспонденции

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов. Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Общие положения. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения делопроизводства государственными и частными нотариусами Кыргызской Республики далее - нотариусы. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, повышение качества подготовки документов и совершенствование работы нотариусов. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики и территориальные управления юстиции. Делопроизводство нотариуса ведется в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О нотариате", на государственном или официальном языках.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Афиноген

    вааа что творится а

  2. Олимпиада

    Я считаю, что Вы допускаете ошибку. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM, пообщаемся.