Инструкция по делопроизводству

Фото

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен! Сообщество Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Содержание:
Видео на тему: Занятие № 2. Делопроизводство

На масштабных предприятиях могут разрабатываться отдельные инструкции по общему и кадровому делопроизводству. В маленьких фирмах обычно составляется документ, который объединяет две инструкции и описывает, как сотрудникам следует работать с документами.

Главная Сакратар. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от

Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44

Смоленск, 4. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления.

В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие: Уважаемый Сергей Иванович! Иван Иванович! Если письмо оформлено на бланке органа местного самоуправления, то текст излагается от третьего лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа.

Например: "прошу Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

Датой письма является дата его подписания. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа. При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля.

В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.

Письма, подготовленные на бланках структурных подразделений Администрации подписываются руководителем данного структурного подразделения. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Акт составляется комиссией коллегиально не менее трех составителей.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа. Например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы. Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.

При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления. План План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование содержание мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении.

Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.

Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы 5. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. Обмен документами в электронном виде между органами местного самоуправления и органами исполнительной власти ведется в системе электронного документооборота. Вся корреспонденция, адресованная органу местного самоуправления, принимается, вскрывается, регистрируется специалистом по документообороту производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме , классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания и адресата направляется на рассмотрение руководителю органа местного самоуправления.

Не регистрируются заявления о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие , которые должны передаваться лично работником управляющему делами Администрации.

Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя при отсутствии адреса на документе или время отправки и получения документов. Почта, адресованная или доставленная ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в Администрацию, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах, первый экземпляр которого остается у специалиста по документообороту, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде".

На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам.

Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Документы, поступившие в орган местного самоуправления, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением резолюцией направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения. Руководитель органа местного самоуправления обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление специалисту по документообороту для дальнейшей передачи исполнителям, контроль за исполнением документов. Руководитель органа местного самоуправления при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителям немедленно. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание утверждение руководителю органа местного самоуправления или руководителям его структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю , датах промежуточного исполнения запрос сведений, телефонные переговоры и т.

Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.

Исходящие документы 5. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания заголовка документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные.

Документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. На каждый документ заводится электронная карточка, к которой присоединяется текст документа в электронном виде. Документы для отправки передаются исполнителем специалисту по документообороту полностью оформленными с указанием почтового адреса или рассылки.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте. Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых - на бланке.

Первый экземпляр на бланке направляется адресату, второй со всеми визами остается в деле органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел, третий - у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота. Письмо-ответ, направляемое в один адрес, оформляется в двух экземплярах, один из которых - на бланке.

Первый экземпляр на бланке направляется адресату, второй вместе с инициативным письмом остается у исполнителя. Регистрационный номер документа-ответа соответствует порядковому регистрационному номеру входящего документа, на который дается ответ.

Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата например, таблицы, графики, договоры и т. Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.

Исходящие документы, отправляемые по системе электронного документооборота далее — СЭД , регистрируются в информационной системе "ДелоПро". Исполнитель заводит в СЭД электронную карточку проекта исходящего документа, прикрепляет файл текста документа, направляет электронную карточку проекта исходящего документа в соответствии с установленным порядком на подпись Главе Администрации или его заместителю и на регистрацию специалисту по документообороту.

Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонные электронные бланки размещаются в СЭД и воспроизводят все реквизиты соответствующих бланков писем Администрации. Порядок прохождения внутренних документов 5. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

Оформленные документы передаются на подпись руководителю органа местного самоуправления, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Передача документов между структурными подразделениями органов местного самоуправления осуществляется специалистом по документообороту.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи Электронная почта 5. Электронная почта далее - ЭП в органах местного самоуправления предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. Документы, поступившие и отправляемые по ЭП, регистрируются в соответствии с правилами регистрации соответствующего вида документа. Менеджер по документообороту Администрации обеспечивает прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9. Документы оригиналы , направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа местного самоуправления или его заместителем.

Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию.

Инструкция по делопроизводству: внесены очередные изменения

Организационно-распорядительная документация. Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт ЛНА по оформлению документов. В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Общие положения 1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях далее - Примерная инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня года N Собрание законодательства Российской Федерации, , N 26, ст. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций далее - организация , независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию , регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации. Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства далее - делопроизводитель подразделения.

шпаргалки на телефон

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки, печатаются центрированным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Инструкция по делопроизводству: особенности составления

Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - администрация города. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Инструкция по делопроизводству: разработка с нуля

Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" далее - Инструкция разработана в целях установления единых требований к делопроизводству в государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" далее - Агентство , включая подготовку, обработку, рассмотрение, контроль исполнения, хранение, учет и использование документов, образующихся в связи с деятельностью Агентства далее - документы , совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы Агентства. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Инструкция по делопроизводству

Особенности создания и оформления отдельных видов документов. Организация документооборота. Особенности работы с электронными документами. Работа исполнителя с документами. Учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков. Примерное содержание каждого из разделов Инструкции по делопроизводству Скачать таблицу полностью Инструкция по ведению делопроизводства в организации: пошаговый алгоритм разработки Положения или инструкция по документообороту и делопроизводству в крупной компании будет разрабатывать профильная служба. В маленькой организации с небольшим документооборотом такое поручение руководитель может дать секретарю, штатному делопроизводителю или сотруднику кадровой службы. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству из 6 шагов Шаг 1.

О примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Смоленск, 4. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа местного самоуправления.

Инструкция по делопроизводству

Содержание инструкции по делопроизводству Инструкция по делопроизводству Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации учреждения, предприятия, фирмы. Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. Разработка инструкции по делопроизводству В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6. Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за год, Кадыров, Бланк документа Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Служебные документы составляются на бланках форматов А4 х и А5 х , реже используется формат А6 х Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 х Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению службы делопроизводства.

Полезное видео: Инструкция по делопроизводству
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лиана

    Какие замечательные слова