Инструкция по делопроизводству в учреждении

Фото

Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Служебные документы составляются на бланках форматов А4 х и А5 х , реже используется формат А6 х Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 х Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению службы делопроизводства. В учреждениях применяются следующие бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Содержание:
Видео на тему: Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.

Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Иванова личная подпись Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Организация документооборота и исполнения документов Организация документооборота Движение документов в Учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях культуры и искусства Хабаровского края далее именуется Примерная инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Примерная инструкция разработана в соответствии с инструкцией по делопроизводству в министерстве культуры Хабаровского края, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края. Учреждения культуры и искусства организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций или настоящей Примерной инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями учреждений. Инструкции учреждений, являющихся источниками комплектования Государственного архивного фонда Хабаровского края, утверждаются руководителем учреждения после согласования с архивным учреждением. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в учреждениях, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этой организации. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях учреждения осуществляются лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за ведение делопроизводства далее - ответственный за делопроизводство.

Деятельность учреждений культуры и искусства края обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов на основе единоначалия или коллегиальным , объемом и характером взаимосвязей между учреждением и другими организациями. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.

Приказ 3. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы учреждения.

Проекты приказов готовятся и вносятся подразделениями на основании поручений руководителя учреждения, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся кадровой службой на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем учреждения, а в его отсутствие - и. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью ответственного за делопроизводство. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Приказы по личному составу оформляются по формам в соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" формы N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8, Т-9, Т приложения 1 - 6.

Приказы по основной деятельности печатаются на стандартных бланках установленной формы. Приказы представляются на подпись руководителю. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью приложение N 7 и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Проект приказа во исполнение постановления приказа, распоряжения вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

Приказ имеет следующие реквизиты приложение N 8 : Наименование вышестоящей организации. Наименование учреждения в соответствии с Уставом. Дата и номер - дата оформляется цифровым способом: Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала "точно". Например: О командировании работников квалификации Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей преамбулы и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения Подразделения должностные лица , до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают наименование должностей визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись". Гриф согласования визирование может проставляться на оборотной стороне последнего листа проекта приказа либо на отдельном листе согласования.

Порядок должен быть закреплен в индивидуальной инструкции по делопроизводству. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи инициалы, фамилия. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Приказы подписывает руководитель учреждения, а в его отсутствие - и. Положение, правила, инструкция 3. Положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных актов. Положения правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении учреждения. Порядок подготовки проекта положения правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта положения правил, инструкции печатается на общем бланке учреждения.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем? Констатирующей частью положения правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Протокол 3. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседания , представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Постановление решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления решения. Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления решения по соответствующим вопросам.

Также допускается составление выписки из протокола приложение N Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний технических, научных и экспертных советов и др.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Копии протоколов заверяются печатью организации приложение N 7. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью организации. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола или на общем бланке учреждения формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; Вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один интервал "точно".

Например: заседания художественного совета Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания".

Дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым способом Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" "Об" , которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой после последней строки.

Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании совещании , и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Инструкция по делопроизводству в ДОУ

Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях культуры и искусства Хабаровского края далее именуется Примерная инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Примерная инструкция разработана в соответствии с инструкцией по делопроизводству в министерстве культуры Хабаровского края, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства края. Учреждения культуры и искусства организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций или настоящей Примерной инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями учреждений.

Инструкция по делопроизводству в образовательном учреждении: как писать?

Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи. Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации. На основе примерной инструкции в государственных организациях должны разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Инструкция по делопроизводству

Внести в Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти , утвержденную постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября г. Центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местным органам исполнительной власти привести собственные акты в соответствие с настоящим постановлением. Настоящее постановление вступает в силу с 15 августа года.

Минский городской методический портал

Электронное письмо — письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте. Записка аналитическая, докладная, служебная, объяснительная Для информационного обмена между подведомственными учреждениями, должностными лицами, работниками в Учреждении используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки. Служебная записка — документ, в котором в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения, иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных подведомственных учреждений и должностных лиц Учреждения. Аналитическая записка — документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации. Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.

Инструкция по делопроизводству

Содержание инструкции по делопроизводству Инструкция по делопроизводству Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации учреждения, предприятия, фирмы. Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству. Разработка инструкции по делопроизводству В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени.

Инструкция о делопроизводстве от 19.01.2009 г. №4

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее - Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее - организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации , независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Утверждена инструкция по делопроизводству: приказ Росстата

Медицинские организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства. Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование документационного обеспечения управления на единой методической основе и повышение его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними. Организационно-распорядительная документация.

Инструкция о делопроизводстве от 19.01.2009 г. №4

Илюшенко,глава V — доцентом В. Лившицем, глава X — кандидатом исторических наук В. Лосевым и доцентом В. Авторский коллектив выражает глубокую признательность преподавателям М И. Додоновой, М Н.

Общие положения 1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на управление делами, канцелярию, общий отдел, секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

Полезное видео: Требования к составлению номенклатуры дел
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ядвига

    В этом что-то есть. Теперь всё понятно, благодарю за помощь в этом вопросе.

  2. Домна

    Я хорошо разбираюсь в этом. Могу помочь в решении вопроса.

  3. Серафима

    Полностью разделяю Ваше мнение. Мне нравится эта идея, я полностью с Вами согласен.

  4. Мирон

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы не правы. Давайте обсудим это. Пишите мне в PM.