Инструкции по формированию ведению и хранению личных дел

Фото

Минкультуры СССР Порядок составления тарификационных списков приведен в инструкциях см. РД " утв. Минтрансом РФ Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна. Общероссийский классификатор управленческой документации " утв.

Содержание:
Видео на тему: Порядок формирования дел - Елена А. Пономарева

Данный документ является локальным нормативным актом Киренского профессионально-педагогического колледжа и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел, учащихся Инструкция о порядке формирования,, учащихся далее Инструкция разработано в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации приложение 1 и локальными нормативными актами профессиональной образовательной организации 1. Инструкция обязательна к применению секретаря учебной части КППК, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел учащихся в период работы приемной комиссии ответственного секретаря Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Порядок ведения личных дел в году Инструкции о порядке формирования ведения и хранения личных дел работников Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.

Инструкция по формированию ведению хранению передаче личных дел

Данный документ является локальным нормативным актом Киренского профессионально-педагогического колледжа и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел, учащихся Инструкция о порядке формирования, учащихся далее Инструкция разработано в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации приложение 1 и локальными нормативными актами профессиональной образовательной организации 1.

Инструкция обязательна к применению секретаря учебной части КППК, ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел учащихся в период работы приемной комиссии ответственного секретаря Информация, содержащаяся в личном деле студента, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Приложение 2 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Форма утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта г.

Личный листок по учету кадров. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, - 75 лет. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.

Личное дело работника. Порядок формирования. Ведение учета и хранения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по учебной работе Личные дела обучающихся, отчисленных из КППК, хранятся в учебной части не более одного года после отчисления, а затем сдаются в архив учебного заведения В учебной части ведется тетрадь получения документов студентами КППК.

Листы в личном деле подшиваются на скоросшиватель на два прокола в хронологической последовательности в учебной части Нумерация листов в деле производится простым карандашом в правом верхнем углу по мере поступления документов в дело.

Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются Личные документы аттестат, и др. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке; - фамилию, имя, отчество разборчиво.

Цифрой прописью Дата, должность Роспись Расшифровка подписи 4 5 Приложение 1 Нормативные правовые акты 1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей Карачаево- Черкесского государственного университета имени У.

Карачаевск Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников Карачаево- Черкесского государственного университета имени У.

Общие положения 1. Гимнастика для спины. Данный документ является локальным нормативным актом Карачаево-Черкесского государственного университета имени У.

Кропоткин далее филиал. Ведение личных дел работников университета осуществляется отделом кадров университета далее - ОК в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательных учреждениях, а также с - Федеральным законом от 22 октября г. Ректор КЧГУ назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел работников, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников далее — сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел.

Персональные данные, внесенные в личные дела работников КЧГУ, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера. Ведение нескольких личных дел на работника не допускается. В обязанности отдела кадров, осуществляющей ведение личных дел, входит: - приобщение документов, указанных в пунктах 4.

Сотрудники, уполномоченные на ведение личных дел работников КЧГУ, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников КЧГУ, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Оформление и регистрация личных дел: 3. Личное дело работника КЧГУ формируется после издания приказа о назначении на должность и ведется на протяжении всего периода работы. Книга учета личных дел работников должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя отдела кадров. Инструкция О Порядке Формирования Ведения И Хранения Личных Дел Работников Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в образовательном учреждении.

Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел. В случае получения личного дела сотрудника университета из другого государственного органа, его ведение продолжает отдел кадров с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.

Документы, включаемые в личное дело сотрудника университета: 4. В личное дело работника университета включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу в университет и увольнением с работы. Первоначально личное дело сотрудника университета формируется из документов, предъявляемых гражданином при поступлении на работу; впоследствии к личному делу работника приобщаются иные документы, отражающие работу, в соответствии c положением.

ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов

Порядок заполнения отдельных граф анкеты 2. В графе "Образование" должны применяться следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее профессиональное", "среднее", в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у служащего. Если служащий закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается. Окончившие два курса высшего или приравненного к ним профессионального учебного заведения относятся к лицам с неполным высшим профессиональным образованием. Сотрудники, обучающиеся или обучавшиеся в средних профессиональных учебных заведениях техникумы, колледжи , но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее полное общее или неполное среднее основное общее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее профессиональное учебное заведение.

Инструкции по формированию ведению и хранению личных дел

Регламентирующие нормативные документы отдела НТОД 7 дней на личное дело Методические рекомендации по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих разработаны в году отделом государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан, Агентством Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан и Архивом Президента Республики Казахстан. Инструкции по формированию ведению и хранению личных дел 5. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики определяет службу управления персоналом или отдельного служащего, уполномоченного по вопросам, ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных служащих далее — уполномоченный по вопросам использования персональных данных для ведения личных дел и несущих ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Личное дело сотрудника Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. В нашей организации ведутся личные дела некоторых работников. Ведение, оформление личных дел сотрудников Дело каждого сотрудника может включать следующие документы: — заявление о приеме на работу; — копию трудовой книжки; — копии дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени; — медицинское заключение если медосмотр обязательный ; — копию приказа о принятии на работу; — анкету; — копию паспорта; — копию трудового договора; — должностную инструкцию; — копии приказов, связанных с трудовой деятельностью переводом, командировкой, премированием ; — документы об аттестации, повышении квалификации. В течение периода работы сотрудника в учреждении ответственное лицо учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Личное дело государственного служащего представляет совокупность документов и сведений, которые содержат персональные и профессиональные данные о лице, исполняющем государственную должность. Как формируется и ведется личное дело работника Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Вместе с тем, практика применения норм, изложенных в соответствующих нормативных документах, показала, что они требуют некоторой корректировки и дополнения. В связи с этим появилась необходимость разработки единых норм и общего подхода к учету и ведению личных дел. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта г. В связи с тем, что Инструкция согласовывалась с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, и проходила юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь, требования инструкции распространяются на все организации независимо от форм собственности. Вместе с тем личное дело является основным документом персонального учета. В Инструкции впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. Частью 2 пункта 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Инструкция О Порядке Формирования Ведения И Хранения Личных Дел Работников

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии выписки приказов распоряжений, решений, постановлений о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. По решению кадровой службы специалиста по кадрам в состав личных дел включаются трудовые договоры контракты с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности. В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания ; справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Трудовые отношения и личное дело работника

Дополнительно может быть предоставлено свидетельство о результатах ЕГЭ или его копия. Сформированные личные дела, зачисленных абитуриентов ответственные секретари приемных комиссий передают в учебную часть. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования в порядке перевода из другого учебного заведения формируется личное дело, содержащее перечень следующих документов: личное заявление о переводе студента; академическая справка подлинник и копия ; документ об образовании; выписка из приказа о зачислении в порядке перевода; индивидуальный график ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах ; 3. Ведение личных дел в период обучения 3. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на работников, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами. На основании приказа о зачислении студенту выдается студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь порядковый номер. В случае выдачи дубликата присваивается новый порядковый номер.

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Особенности формирования личного дела Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел: Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель.

Ведомство напомнило, что для таких работников устанавливается сокращенное рабочее время не более 35 часов в неделю и время ежедневной работы смены в соответствии с медицинским заключением. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Дополнительно может быть предоставлено свидетельство о результатах ЕГЭ или его копия. Сформированные личные дела зачисленных абитуриентов ответственные секретари приемных комиссий факультетов, институтов, колледжа экономики и права и информатики передают на основании акта приема-передачи со списками в алфавитном порядке в отдел документационного обеспечения образовательных программ для дальнейшего их ведения. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования в порядке перевода из другого вуза отдел ДООП формирует личное дело, содержащее перечень следующих документов: - личное заявление о переводе студента; - ксерокопия зачетной книжки; - академическая справка подлинник и копия ; - документ об образовании с копией; - выписка из приказа о зачислении в порядке перевода; - индивидуальный график ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах ; - выписка из протокола аттестационной комиссии о перезачете ранее изученных дисциплин; - документы, подтверждающие государственную аккредитацию вуза свидетельство, лицензия. Личное дело слушателя и студента параллельного образования по программе высшего профессионального образования должно содержать материалы, указанные в п. Личные дела с копиями документов рекомендованных к зачислению абитуриентов хранятся в отделе ДООП 1 год, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. Учреждению образования следует закрепить порядок работы с личными делами учащихся в локальном нормативном правовом акте, например, в инструкции по делопроизводству, выделив этот порядок в отдельную главу.

Полезное видео: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.